绵阳市城市建设档案馆
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绵阳市城建档案馆数字化建设方案

文章来源:绵阳市城建档案馆 作?者:管理员 发布日期:2016-06-21 浏览次数:814次

根据《全国城建档案信息化建设与实施纲要》、《四川省城建档案事业“十一五”规划》及本馆实际情况制定本方案。
一、数字化建设的目标及指导思想
随着计算机等现代新技术的飞速发展及其在城市建设领域的广泛应用,给城建档案工作提出了新的课题:如何改革传统的管理模式和方法,在城市规划、建设、管理等方面满足社会更高需求。这就要求城建档案馆必须追求新的目标——建设数字化档案馆,以信息化提高创新能力,服务社会需求,为数字化城市建设提供证据、信息与服务,促进城建档案工作可持续发展。
建设数字化城建档案馆,首先是实现档案管理现代化,即档案编目和检索自动化、档案全文储存与检索自动化;计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化;档案馆办公自动化;档案库房管理、保护技术现代化;建立档案数据库;第二步实现馆藏档案数字化,通过运用计算机技术与多媒体技术,使所有馆藏信息都以数字化的形式储存;第三步档案利用网络化,档案信息传输平台数字化,利用数字网络系统,为档案信息传输搭建平台,使档案信息快速传递,实现真正的信息资源共享。
要达到上述目标,需要一个渐进的过程。鉴于目前馆藏城建档案和新接收档案大多是纸质载体的实际情况,和档案“双套制”保管的原则,以及计算机技术的普及应用的过程,城建档案馆不可能在较短时间内达到完全数字化的目标。在相当长的时期内,城建档案馆实际上都会是纸质档案与数字档案并存、多种档案查阅形式并存的“复合型”档案馆。因此,建设数字化城建档案馆应本着“立足现实,着眼未来”的观点,“统筹规划、分部实施”的原则,与本地经济建设发展相适应和“讲求实效”的原则,逐步达到预定目标。
根据我馆实际情况,今后拟用3至5年时间,实现馆藏档案基本数字化。即:案卷、文件目录数字化;重要管理档案原文数字化;工程档案中利用频繁和价值较高的档案材料数字化。和有关部门协作配合,推进城建文件材料形成在源头上的数字化、标准化,逐步减轻数字化转换的压力,加快数字化步伐。同时逐步建成具有绵阳特色的城建档案门户网站,做到发布城建档案信息权威、准确,开放城建档案远程查阅。实现信息资源共享,并取得较好社会效益和经济效益的目标。
二、数字化现状及进程(1995年至2007年)
我馆1987年建馆,从1995年开发并使用计算机管理系统,建立了档案目录数据库,1997年安装使用了档案库房温湿度自动监控系统,1999年末建立了局域网,2001年7月在互联网上开通了自己的网站。现有服务器1台,计算机19台,打印机5台,扫描仪1台,除湿机8台,空调 5台(档案库房用)。10多年来,管理系统软件不断升级更新,档案信息的储存范围和深度不断扩展,首先实现了新进馆档案的案卷级目录和文件级目录数字化,档案管理、查阅计算机化。逐步在档案接收、整理、着录、编目等工作环节使用计算机,改变了传统的手工操作方式,实现了自动化,提高了工作效率,减少了重复劳动,局域网内信息共享。现有纸质档案的案卷级目录,已经于2006年全部数字化,文件级目录的数字化转换也于2006年开始展开,已经补录5480卷。目前尚有8200卷约12万余条文件级目录需要数字化转换。现有51000余卷档案原文数字化转换还未开始。从绵阳城建档案网站上,发布并可以检索到馆藏工程级的档案信息。这些都为建成数字化档案馆打下了基础。
三、数字化建设发展具体实施方案(2008年至2010年)
1. 加快文件级目录的转换:这是档案原文转换的基础和链接途径。需采用手工录入方式解决。对余下的8000余卷文件级目录的补录,计划在2008年末前完成。
2.启动档案原文数字化工作:在完成文件级目录数字化转换后,开始档案原文数字化转换。截至2007年末,库藏档案共有50864卷。馆藏档案数字化转换,是目前难度最大、工作量最大的任务。
根据整体设计,急用先行的方针,借鉴对周边城市城建档案馆数字化做法和经验,计划对馆藏中城市规划、勘测、管理类档案的原文全部进行数字化转换。现有上述档案约5000卷,预计需要1年时间。
对工程档案中利用频繁、价值较高的部分文件进行转换。重点是具有永久保管价值的建设依据性文件、质量结论性文件、竣工图等。计划用2年时间完成。
3.促进城建文件材料进馆前数字化:在数字化转换的同时,要协同有关部门,在档案形成单位中推广使用可以和档案馆管理系统对接、符合《建设电子文件与电子档案管理规范》的软件,在实现无纸化办公的同时,实现归档、传输网络化,促进档案源头的数字化。
4.逐步实现城建档案信息资源共享:在逐步实现馆藏档案基本数字化的同时,改进和加强互联网网站建设,使网站公布的档案信息及时、准确,实现馆藏档案信息数据库与互联网站的安全链接,达到城建档案查阅网络化。预计在2015前年完成。
5.加强对数字化档案的规范化管理:按照《建设电子文件与电子档案管理规范》,一方面做好对新进馆电子档案的科学管理,保障电子档案的安全保管与有效开发利用;一方面做好对转换电子档案的保管,建立其与对应的纸质档案的关联,便于保管和利用。
四、急需解决的相关问题:
1.对现有的计算机管理系统软件升级或更新。解决档案原文扫描的储存;增加档案原件扫描的链接接口,解决与之相应的查阅链接问题;解决数字化转换带来的系统对可能出现的各种格式文件的兼容问题;考虑数字化进展过程中数据传输网络化、档案查阅远程化带来的安全保密问题的解决方案。
2.配置一定数量的储存、转换和输出硬件设备。
现有服务器储存空间仅9G,局域网带宽仅为10M,远不能满足档案原文数字化对储存空间、传输速度的需要。为适应数据量剧增,服务器储存空间需扩大数十倍至百倍,或建立磁盘阵列、光盘塔。
此外还需要配备下列设备:? ??
转换设备:A4规格的高速扫描仪2台(主要针对文字材料及照片等的扫描使用);A3规格的平板扫描仪1台(较小幅面的图纸扫描使用);A0以上规格的大型图纸扫描仪1台(大幅面图纸扫描使用)。
打印及输出设备:A3幅面的激光打印机1台;A0幅面的绘图仪1台。
3.配备操作人员,至少配备2名具有计算机基本知识和操作技能、且有一些档案管理知识且责任心强的工作人员,具体实施数字化转换工作。
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